Verfügbarkeit
Pakete: Premium, Enterprise
Nutzerrollen: Admin, Manager (Einstellungen nur Admin)
Mit dem öffentlichen Teilen gibst du einen Auftrag per Link an externe Partner weiter, zum Beispiel an Dienstleister. Dein Dienstleister braucht dafür weder Login noch Lizenz: Er sieht die Angaben, die du freigegeben hast, und lädt Serviceberichte, Inspektionsprotokolle oder Rechnungen direkt hoch. Die Dokumente landen im Auftrag, ohne Umweg über E-Mail.
Wie funktioniert das öffentliche Teilen?
Du aktivierst in einem Auftrag den öffentlichen Zugriff und schickst den Link an deinen Dienstleister. Er öffnet die Seite im Browser, sieht die freigegebenen Angaben und lädt seine Dokumente hoch. remberg prüft die Dateien, legt sie im Auftrag ab und benachrichtigt die Follower.
Das Teilen ist nur für Aufträge mit externem Auftragstyp möglich.
Auftragstyp als extern festlegen
Gehe zu Einstellungen > Features > Aufträge.
Öffne den Reiter Typen.
Klicke den Typ an oder öffne das 3-Punkte-Menü und wähle Bearbeiten.
Wähle im Feld Intern / Extern die Option Extern.
Klicke auf Speichern.
Einstellungen für das Teilen
Die Einstellungen findest du unter Einstellungen > Features > Aufträge im Reiter Teilen.
Mit dem Schalter Öffentliches Teilen aktivierst oder deaktivierst du die Funktion. Standardmäßig ist er aktiv. Wenn du ihn deaktivierst, funktionieren alle bestehenden Links nicht mehr.
Unter Sichtbarkeit legst du fest, was Externe im geteilten Auftrag sehen:
Angabe | Sichtbar für Externe |
Betreff, Beschreibung, Anlagen, geplantes Datum | Immer |
Dateien | Einstellbar, standardmäßig an |
Öffentliche Notizen | Einstellbar, standardmäßig an |
Status, Priorität, Typ | Einstellbar, standardmäßig aus |
💡 Hinweis: Externe können unabhängig von diesen Einstellungen immer Dateien hochladen.
Wer darf Aufträge teilen?
Zum Teilen brauchst du die Berechtigung Auftragseigenschaften bearbeiten („Bearbeite Eigenschaften wie Betreff, Typ und Zuordnungen").
Die Standardrollen Admin und Manager haben diese Berechtigung.
Bei eigenen Rollen (Enterprise) gehst du zu Einstellungen > Allgemein > Nutzerrollen, klickst die Rolle an und aktivierst den Schieberegler Auftragseigenschaften bearbeiten.
💡 Hinweis: Die Einstellungen für das Teilen sind nur für Admins verfügbar. Mehr dazu: Nutzerrollen
Einen Auftrag teilen
Öffne einen Auftrag mit externem Auftragstyp.
Öffne auf der Auftragsdetailseite das Teilen-Menü.
Aktiviere Öffentlicher Zugriff.
Klicke auf Link teilen oder Link kopieren.
💡 Hinweise:
Auf dem Smartphone öffnet sich das Teilen-Menü deines Geräts. Je nach Gerät und E-Mail-Einstellungen sind Betreff und Text nicht immer vorausgefüllt. Prüfe die Nachricht daher vor dem Senden.
Das Teilen-Symbol in der mobilen App teilt einen Auftrag per Link oder QR-Code mit eingeloggten Kolleginnen und Kollegen. Das öffentliche Teilen erreicht dagegen Externe ohne Zugang zu remberg. Mehr dazu: Die mobile App
Was dein Dienstleister sieht und tut
Die geteilte Seite ist für Smartphone und Tablet optimiert. Dein Dienstleister kann die Sprache wechseln und die Seite drucken.
Zum Hochladen wählt er seine Dateien aus und klickt auf An Auftrag senden. Die Seite bestätigt den Upload. Die Dateien werden zuerst geprüft und erscheinen danach im Auftrag.
💡 Hinweis: Angaben, Dateien und Notizen sind für Externe nur lesbar. Der Upload ist die einzige Aktion, die sie ausführen können.
Benachrichtigung bei neuen Dokumenten
remberg benachrichtigt die Follower des Auftrags. Das sind automatisch die verantwortliche Person und Gruppe sowie die durchführenden Personen und Gruppen. Weitere Nutzer können dem Auftrag folgen und werden dann ebenfalls benachrichtigt.
Die Benachrichtigung heißt Dateien wurden hochgeladen, zeigt die Anzahl der Dateien und verlinkt auf den Reiter Dateien. Du bekommst sie, sobald die Dateien angenommen wurden. Die Dateien selbst erscheinen erst nach der Prüfung.
Die Benachrichtigung passt du in den Benachrichtigungseinstellungen unter Externer Datei-Upload an. Mehr dazu: Übersicht zu Benachrichtigungseinstellungen
Öffentliche Notizen
Wähle beim Erstellen einer Notiz in einem Auftrag mit externem Typ die Sichtbarkeit Öffentlich. Dein Dienstleister sieht die Notiz dann im geteilten Auftrag, inklusive Bildern und Anhängen. Alle anderen Notizen bleiben intern.
Den Link verwalten
Aktion | Was passiert |
Gültig bis | Ein Link ist 30 Tage gültig. |
Verlängern | Solange der Link aktiv ist, kannst du ihn verlängern. Der Link bleibt dabei gleich. |
Deaktivieren | Der Link funktioniert sofort und endgültig nicht mehr. Aktivierst du den Zugriff erneut, entsteht ein neuer Link. |
Öffentliche Seite als Vorschau anzeigen | Du siehst die Seite so, wie dein Dienstleister sie sieht. |
Bei einem abgelaufenen Link sieht dein Dienstleister den Hinweis, dass der Link ungültig oder abgelaufen ist. Aktiviere dann den öffentlichen Zugriff erneut und sende ihm den neuen Link.
In der Auftragsübersicht findest du alle geteilten Aufträge mit dem Filter Öffentlich freigegeben.
FAQ
Braucht mein Dienstleister eine Lizenz oder einen Login? Nein. Er öffnet den Link einfach im Browser.
Wer kann den geteilten Auftrag sehen? Jeder, der den Link hat. Teile ihn nur mit den vorgesehenen Personen und deaktiviere ihn im Zweifel.
Kann mein Dienstleister Felder ändern oder Notizen schreiben? Nein, er kann nur Dateien hochladen.
Was passiert, wenn ich den Auftragstyp auf intern ändere? Der Link funktioniert nicht mehr. Stellst du den Typ vor Ablauf des Links wieder auf extern, funktioniert er wieder.
Beim Öffnen des Links sehe ich meinen internen Auftrag. Warum? Du bist in remberg eingeloggt und wirst deshalb weitergeleitet. Nutze die Vorschau oder ein privates Browserfenster, um die Seite wie dein Dienstleister zu sehen.