Für welche Anwendungsfälle wird die Inspektionsprüfung (Bestanden/Überprüfung nötig/Nicht bestanden) empfohlen?
Es kann für abgestufte Inspektionen oder Sicherheits-/Wartungskontrollen verwendet werden, z. B.:
Sicherheitskontrollen (Maschinenschutzvorrichtungen, Verkabelung, Unversehrtheit des Gehäuses)
Vorbeugende Wartung (Bremsentests, Druckwerte)
Geräteprüfungen vor dem Start mit Spielraum für die „Kennzeichnung“ von Problemen, bevor sie zu Ausfällen führen
Für welche Anwendungsfälle wird das Feld „OK/Nicht OK/N/A“ empfohlen?
Es kann für einfache Überprüfungen verwendet werden, z. B.:
Bestandsaufnahme der Sicherheitsausrüstung: „Feuerlöscher vorhanden? Ja / Nein / N/A”
Konformitäts- oder Dokumentationsprüfungen: „Zertifikat vorhanden?”
Situationen, in denen keine Korrekturmaßnahmen oder Eskalationen erforderlich sind, sondern nur eine einfache Überprüfung
Kann ich mehrere Anweisungen zu einem einzigen Auftrag hinzufügen?
Ja, im Enterprise-Paket kannst du bis zu fünf Anweisungen pro Auftrag hinzufügen, aufgeteilt nach Typ:
max. 1 Sicherheitscheck (zuerst)
max. 3 Instandhaltungs-Anweisungen (parallel möglich)
max. 1 Validierung (zuletzt)
Jede Anweisung wird als eigene Karte auf der Auftrags-Detailseite dargestellt. Mehr dazu findest Du im Artikel Dokumentieren von Arbeit mit Anweisungen.
Können Nutzer eine Anweisung teilweise ausfüllen und später darauf zurückkommen?
Ja. Nutzer können einen Teil einer Anweisung ausfüllen und jederzeit zurückkehren. Alle Eingaben werden automatisch gespeichert, und es ist nicht erforderlich, alle Felder in einer Sitzung auszufüllen. Der Vorgang ist nicht gesperrt und bleibt bis zum Setzen des Status des Auftrags auf "Fertig" bearbeitbar.
Mit mehreren Anweisungen pro Auftrag kann eine bereits als "Abgeschlossen" markierte Instandhaltungs-Anweisung über das 3-Punkte-Menü mit der Funktion "Erneut öffnen" wieder geöffnet werden. Die Signatur wird dabei gelöscht, der Status springt zurück auf "In Bearbeitung" und "Abschließen" muss erneut bestätigt werden.
Kann ich den Fortschritt einer Anweisung übersichtlich mitverfolgen?
Ja, du hast die Möglichkeit, in der Auftragsübersicht die Spalte "Fortschritt Anweisung" einzublenden. Anhand dieser siehst du auf einen Blick, wie weit die Arbeit fortgeschritten ist, ohne in jeden Auftrag springen zu müssen.
Was passiert, wenn ich eine Vorlage bearbeite, nachdem sie bereits in aktiven Aufträgen verwendet wurde?
Für bestehende Aufträge ändert sich nichts. Wenn eine Vorlage für Anweisungen in einem Auftrag verwendet wird, wird eine Momentaufnahme (Instanz) erstellt. Spätere Änderungen an der Vorlage haben keine Auswirkungen auf bestehende Verfahrensinstanzen. Im Auftrag mit einer Anweisung, die zwischenzeitlich aktualisiert wurde, erscheint ein entsprechender Hinweis:
Um die aktualisierte Version der Vorlage in einem Auftrag zu nutzen, klicke auf den Titel der Anweisung und anschließend auf "Änderungen synchronisieren". Bitte beachte, dass damit alle bestehenden Einträge überschrieben werden.
Wichtig: Dies ist nur möglich, solange der Auftrag noch nicht abgeschlossen ist.
Kann ich eine Vorlage duplizieren?
Ja, mit einem Klick auf das Drei-Punkte-Menü kannst du eine Kopie der ausgewählten Anweisung erstellen.
Werden bei beanstandeten/nicht bestandenen Inspektionen automatisch Folgeaufgaben erstellt?
Ja, dies ist möglich, indem du bei Erstellung der Anweisung beim jeweiligen Feld die Bedingung hinterlegst, wann eine Meldung erstellt werden soll. Z. B. kannst du festlegen, dass bei Angabe einer Temperatur von weniger als 20 °C der Button "Meldung erstellen" erscheinen soll. Somit kann schnell und unkompliziert zu genau diesem Punkt eine Meldung generiert werden. Lies hier mehr darüber.
Warum kann ich die Anweisung nicht weiter ausfüllen?
Anweisungen können nur solange bearbeitet werden, solange der Status des Auftrags noch nicht auf einen Status mit der Klassifizierung "Fertig" gesetzt wurde und somit noch offen ist.
Möchtest du nachträgliche Änderungen an der Anweisung vornehmen, ändere zuerst den Status des Auftrags auf einen mit einer der Klassifizierungen "Offen", "In Bearbeitung" oder "Wartend".
Im Enterprise-Paket gibt es zusätzliche Sperr-Regeln:
Der Sicherheitscheck muss zuerst abgeschlossen werden. Alle nachfolgenden Anweisungen sind solange gesperrt.
Die Validierung ist erst freigegeben, wenn alle anderen Anweisungen abgeschlossen sind.
Sobald die Validierung abgeschlossen ist, ist der gesamte Auftrag schreibgeschützt. Auch Instandhaltungs-Anweisungen sind dann nicht mehr editierbar.
Welche Anweisungstypen gibt es, und wozu dienen sie?
Im Enterprise-Paket gibt es drei Anweisungstypen, die unterschiedliche Rollen in einem Auftrag spielen:
Sicherheitscheck: Sicherheitsprüfung vor der eigentlichen Arbeit. Muss als erste Anweisung abgeschlossen werden und blockiert alle nachfolgenden.
Instandhaltung: Die eigentliche Wartungs- oder Inspektionsarbeit. Mehrere Instandhaltungs-Anweisungen können parallel bearbeitet werden.
Validierung: Abschließende Abnahme. Bleibt gesperrt, bis alle anderen Anweisungen abgeschlossen sind, und sperrt nach Abschluss den gesamten Auftrag.
Den Typ legst du bei der Anweisungsvorlage fest (siehe Verwalten von Anweisungsvorlagen)
Wann wird das Auftrags-PDF generiert?
Wenn die letzte Anweisung als "Abeschlossen" markiert wird und die Automatisierung "PDF erstellen" in den Auftrags-Einstellungen aktiviert ist. So ist sichergestellt, dass das PDF den vollständigen, geprüften Zustand des Auftrags wiedergibt und prüfungsrelevant ist.
Die PDF-Erstellung wird zentral auf Auftragsebene konfiguriert, nicht pro Anweisungsvorlage. Details findest du im Artikel Automatisierungen für Anweisungen.
Warum sehe ich keinen Start- oder Abschließen-Button bei einer alten Anweisung?
Anweisungen, die vor dem Rollout von "Mehrere Anweisungen pro Auftrag" angelegt wurden, haben gegebenenfalls noch keinen "Start" oder "Abschließen" Button. Über das 3-Punkte-Menü auf der Anweisungskarte kannst du die Anweisung mit der aktuellen Vorlage synchronisieren, danach stehen die neuen Aktionen zur Verfügung.
💡 Hinweis: Eine Synchronisation überschreibt bestehende Einträge (siehe FAQ "Was passiert, wenn ich eine Vorlage bearbeite, nachdem sie bereits in aktiven Aufträgen verwendet wurde?")