Verfügbarkeit
Pakete: Enterprise
Nutzerrollen: Admin
In den Auftragseinstellungen unter dem Reiter Workflows konfigurierst du, wie Anweisungen im System verhalten – von automatisierten Statuswechseln bis hin zu Standard-Anweisungsvorlagen, die bei jedem neuen Auftrag automatisch hinzugefügt werden. Die Einstellungen gelten systemweit für alle Aufträge.
Du findest den Einstellungsbereich unter Einstellungen > Features > Aufträge > Workflows.
Standard-Anweisungen
Welche Anweisungen automatisch zu neuen Aufträgen hinzugefügt werden, legst Du im Reiter Allgemein fest. Mehr dazu im Artikel Allgemeine Auftragseinstellungen.
Automatisierungen beim Starten der ersten Anweisung
Diese Aktionen werden ausgelöst, sobald ein Nutzer eine Anweisung in einem Auftrag startet.
Änderung auf "In Bearbeitung"
Ändert den Status des Auftrags automatisch auf einen von dir festgelegten Status, z. B. In Bearbeitung. So muss der Nutzer den Status nicht mehr separat setzen, wenn er mit der Bearbeitung beginnt.
Aktuellen Nutzer zuweisen
Weist den aktiven Nutzer automatisch als ausführende Person zu. Praktisch, wenn Aufträge im Pool liegen und sich die Technikerin selbst übernimmt, indem sie einfach die erste Anweisung startet.
Stoppuhr starten
Startet die Stoppuhr automatisch mit dem Beginn der Anweisung. Der Nutzer kann die Stoppuhr trotzdem jederzeit manuell pausieren oder stoppen.
Automatisierungen beim Abschließen der letzten Anweisung
Diese Aktionen werden ausgelöst, sobald die letzte Anweisung eines Auftrags als erledigt markiert wird.
Ändern auf "Abgeschlossen"
Ändert den Status des Auftrags automatisch auf einen von dir festgelegten Abschlussstatus, z. B. "Technisch abgeschlossen". Damit ist der Auftrag direkt am Ende der Arbeit korrekt einsortiert.
Stoppuhr anhalten
Stoppt die laufende Stoppuhr automatisch. Auch hier behält der Nutzer die manuelle Kontrolle und kann die Zeit weiterhin selbst nachjustieren.
PDF erstellen
Erstellt automatisch ein PDF des Auftrags. Hilfreich für die Dokumentation oder Archivierung.
Einrichtung
Öffne Einstellungen > Features > Aufträge
Wechsle auf den Reiter Anweisungen
Aktiviere die gewünschten Automatisierungen über den jeweiligen Toggle.
Wähle bei statusbezogenen Automatisierungen den passenden Zielstatus aus dem Dropdown.
Speichere die Änderungen.
💡 Hinweis: Die Statusänderungen funktionieren nur, wenn der gewählte Zielstatus im System existiert. Eigene Status kannst Du unter Einstellungen > Features > Aufträge > Status anlegen (lies hier, wie es funktioniert).
Übersicht aller Automatisierungen
Auslöser | Automatisierung | Effekt |
Erste Anweisung wird gestartet | Änderung auf "In Bearbeitung" | Auftragsstatus wechselt auf den gewählten Status |
Erste Anweisung wird gestartet | Aktuellen Nutzer zuweisen | Aktiver Nutzer wird als durchführende Person gesetzt |
Erste Anweisung wird gestartet | Stoppuhr starten | Stoppuhr des aktuellen Nutzers läuft los |
Letzte Anweisung abgeschlossen | Änderung auf "Abgeschlossen" | Auftragsstatus wechselt auf den gewählten Abschlussstatus |
Letzte Anweisung abgeschlossen | Stoppuhr anhalten | Alle Stoppuhren werden gestoppt |
Letzte Anweisung abgeschlossen | PDF erstellen | PDF des Auftrags wird erzeugt |
FAQ
Werden die Automatisierungen auch ausgelöst, wenn eine Anweisung nur teilweise bearbeitet wird?
Die Automatisierungen bei Start greifen, sobald die erste Anweisung gestartet wird. Die Automatisierungen bei Abschluss greifen ausschließlich, wenn die letzte Anweisung als erledigt markiert wird, nicht beim Abschließen einzelner Zwischen-Anweisungen.
Was passiert, wenn ich den Auftragsstatus manuell geändert habe und dann eine Anweisung starte?
Wenn Änderung auf "In Bearbeitung" aktiv ist, überschreibt die Automatisierung den manuell gesetzten Status. Deaktiviere den Toggle, wenn du den Status grundsätzlich manuell steuern möchtest.
Kann ich die automatisch gestartete Stoppuhr trotzdem manuell anhalten?
Ja. Die Automatisierung startet bzw. stoppt die Stoppuhr lediglich automatisch. Pausieren, Fortsetzen oder Korrigieren der Zeit ist jederzeit manuell möglich.
Was passiert mit dem automatisch erstellten PDF?
Das PDF wird im Auftrag als Datei abgelegt und steht dort zum Download bereit. Layout und Inhalt folgen der Standard-PDF-Vorlage für Aufträge.
Gelten die Einstellungen für alle Nutzer im System?
Ja. Die Automatisierungen sind eine systemweite Konfiguration und gelten für jeden Nutzer, der Aufträge mit Anweisungen bearbeitet.
Können Nutzer den Auftragsstatus trotz Automatisierung manuell ändern?
Solange die Rolle des Nutzers das Recht hat, den Auftragsstatus zu ändern, kann der Nutzer nach wie vor den automatisch gesetzten Status manuell ändern.