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Erstellen und Kopieren von Wartungsplänen

Lies hier, wie du Wartungspläne erstellen und kopieren kannst

Verfasst von Julian Borg

Erstellen von Wartungsplänen

Um einen Wartungsplan zu erstellen, führe folgende Schritte durch. Die einzelnen Felder und Optionen werden untenstehend erklärt.

Erstellen eines Wartungsplans in der Wartungsplanübersicht:

  1. Wähle im Hauptmenü auf der linken Seite "Wartungspläne"

  2. Klicke im rechten oberen Eck auf "+ Hinzufügen"

  3. Definiere den Betreff des Wartungsplans

  4. Arbeite dich durch die Reiter "Zeitplan", "Verknüpfungen" und "Auftragsvorlage" und befülle alle Pflichtfelder (markiert mit *)

  5. Speichere den Plan mit einem Klick auf "Erstellen" im rechten unteren Eck

Erstellen eines Wartungsplans auf der Anlagendetailseite:

  1. Wähle im Hauptmenü auf der linken Seite "Anlagen" und dann die gewünschte Anlage

  2. Klicke im Reiter "Wartungspläne" in der rechten Ecke auf "+ Hinzufügen"

  3. Definiere den Betreff des Wartungsplans

  4. Arbeite dich durch die Reiter "Zeitplan", "Verknüpfungen" und "Auftragsvorlage" und befülle alle Pflichtfelder (markiert mit *)

  5. Speichere den Plan mit einem Klick auf "Erstellen" im rechten unteren Eck

Hinweis: Bei dieser Variante wird die verknüpfte Anlage bereits automatisch befüllt.

Datenfelder

  • Betreff: Pflichtfeld, der Betreff des Wartungsplans

  • Beschreibung: eine optionale Beschreibung des Wartungsplans

  • Dateien hochladen: die optionale Möglichkeit, zum Wartungsplan Dateien hochzuladen (z. B. Wartungsverträge)

Zeitplan

Im Reiter "Zeitplan" legst du die Regeln für die automatische Erstellung von Aufträgen sowie erweiterte Optionen fest.

Erstellungsregeln

Folgende Einstellungsmöglichkeiten für die Erstellungsregeln stehen dir zur Verfügung. Nach diesen definierten Regeln werden sämtliche Aufträge vom Wartungsplan generiert:

Erstellungsmodus

  • Kalenderbasiert - Die Aufträge werden zu festgelegten Terminen erstellt (z. B. immer am Monatsersten)

  • Nach Abschluss - Ein neuer Auftrag wird erstellt, sobald der vorherige abgeschlossen wurde. Die Fälligkeitstermine verschieben sich relativ zum Abschlussdatum (z. B. ein Monat nach der Durchführung des vorherigen Auftrags)

Startdatum

Das Startdatum definiert den Tag, an dem der Wartungsplan den ersten Auftrag erstellt und setzt gleichzeitig dessen Fälligkeitsdatum. Das Startdatum muss mindestens das aktuellen Datum sein und darf nicht in der Vergangenheit liegen.

Wiederholung

Anhand der Wiederholung legst du fest, in welchem Intervall ab Startdatum Aufträge erstellt werden sollen (Wird z. B. das Wiederholungsintervall auf 2 Wochen gesetzt, werden Aufträge mit folgenden Fälligkeitsdaten erstellt: Startdatum + 2 Wochen + 2 Wochen usw.).

Gib dazu eine Zahl und eine Einheit an (Tage, Wochen, Monate oder Jahre).

Bei Monate und Jahre kannst du zusätzlich festlegen, nach welcher Logik der genaue Tag bestimmt wird:

  • Datum – z. B. jeden 1. des Monats

  • Wochentag – z. B. am ersten Mittwoch des Monats

Folgende Optionen kannst du für die Erstellung von Aufträgen definieren:

  • Erstellen X [Tage/Wochen] vor dem Fälligkeitstermin – Der nächste Auftrag wird nicht erst zum Fälligkeitstermin erstellt, sondern bereits im Voraus. Der Wert wird automatisch auf Basis der Wiederholung vorgeschlagen (z. B. 2 Wochen bei monatlicher Wiederholung).

  • Erstellung überspringen, wenn der vorherige Auftrag nicht abgeschlossen ist – Ist diese Option aktiv, wird kein neuer Auftrag erstellt, solange der vorherige noch offen ist. Das verhindert einen Stau an unbearbeiteten Aufträgen.

💡 Hinweis: Liegt der nächste Fälligkeitstermin noch außerhalb der Vorlaufzeit, siehst du ihn im Reiter "Aufträge" des Wartungsplans unter Zukünftige Aufträge. Sobald die Vorlaufzeit erreicht ist, wird der Auftrag automatisch erstellt und erscheint dort unter Ausstehende Aufträge.

Verknüpfungen

Im Reiter "Verknüpfungen" legst du fest, mit welchen Anlagen, Organisationen und Kontakten die erstellten Aufträge verknüpft werden sollen. Auch die Adresse der erstellten Aufträge definierst du hier.

Anlagen

Anlagen* ist ein Pflichtfeld – du musst mindestens eine Anlage auswählen, um den Wartungsplan speichern zu können. Wähle alle Anlagen aus, die mit den erstellten Aufträgen verknüpft werden sollen (max. 350 Anlagen je Wartungsplan).

💡 Hinweis: Wählst du nur eine Anlage aus, werden die verknüpfte Organisation und die Adresse automatisch mit dem Anlagenstandort befüllt.

Auftragsaufteilung

Sobald du mindestens zwei Anlagen ausgewählt hast, erscheint der Bereich "Auftragsaufteilung" mit dem Toggle "Separate Aufträge erstellen":

  • Toggle aktiv: Jede Anlage erhält einen eigenen Auftrag (max. 50 Anlagen).

  • Toggle inaktiv: Alle Anlagen werden in einem gemeinsamen Auftrag zusammengefasst (max. 350 Anlagen).

💡 Wichtig: Die Einstellung "Separate Aufträge erstellen" kann nach dem Erstellen des Wartungsplans nicht mehr geändert werden.

Verknüpfungen im Detail

Bei zusammengefassten Aufträgen (Toggle inaktiv, oder nur eine Anlage ausgewählt):

  • Anlage(n): Wähle alle Anlagen, die du verknüpfen willst.

  • Organisation: Wähle die Organisation, die du verknüpfen willst. Hinweis: Die Wahl einer Organisation befüllt automatisch die Adresse mit ihrer Lieferadresse.

  • Kontakt(e): Wähle alle Kontakte, die du verknüpfen willst. Hinweis: Die verfügbaren Kontakte werden gefiltert nach der gewählten Organisation.

  • Adresse: Im Auswahlfeld kann zwischen der Lieferadresse der verknüpften Organisation und den Adressen aller verknüpften Anlagen gewählt werden. Außerdem kann eine individuelle Adresse vergeben werden.

Bei separaten Aufträgen (Toggle aktiv):

  • Anlage(n): Wähle alle Anlagen, die du verknüpfen willst. Dies befüllt automatisch die verknüpfte Organisation und die Adresse je Anlage.

  • Organisation: Wird automatisch durch die verknüpfte Anlage gewählt und kann manuell bearbeitet werden.

  • Kontakt(e): Wähle alle Kontakte, die du verknüpfen willst. Hinweis: Die verfügbaren Kontakte werden gefiltert nach der gewählten Organisation.

  • Adresse: Wird automatisch durch die verknüpfte Anlage befüllt und kann manuell bearbeitet werden. Im Auswahlfeld kann zwischen der Lieferadresse der verknüpften Organisation und der Anlagenadresse gewählt werden. Außerdem kann eine individuelle Adresse vergeben werden.

Auftragsvorlage

Wie bei der Erstellung eines einzelnen Auftrags können Betreff, Beschreibung, Datenfelder, Planung, Checklisteneinträge und Formulare festgelegt werden. Diese Informationen werden für jeden durch den Wartungsplan erstellten Auftrag automatisch übernommen.

Hinweis: Betreff und Status sind Pflichtfelder!

Erstellen eines Wartungsplans aus einem Auftrag

Du hast die Möglichkeit, einen (manuell erstellten) Auftrag für die Erstellung eines Wartungsplans zu nutzen. Führe dafür folgende Schritte durch:

  1. Klicke im gewünschten Auftrag auf das Drei-Punkte-Menü rechts neben der ID

  2. Wähle "Wartungsplan erstellen"

  3. Arbeite dich durch die Reiter "Zeitplan", "Verknüpfungen" und "Auftragsvorlage" und befülle alle Pflichtfelder (markiert mit *)

  4. Speichere den Plan mit einem Klick auf "Erstellen" im rechten unteren Eck

Folgende Inhalte werden vom Auftrag in den Wartungsplan übernommen:

Datenfelder

  • Betreff

Verknüpfungen

  • Anlage(n): alle im Auftrag verknüpften Anlagen werden übernommen

  • Organisation, Kontakt(e) und Adresse

Auftragsvorlage

  • Status

  • Typ

  • Priorität

  • Verantwortliche Gruppe & Person

  • Geschätzte Arbeitszeit

  • Befüllung individueller Datenfelder

  • Betreff

  • Beschreibung

  • Checklisteneinträge

Folgende Inhalte werden nicht vom Auftrag in den Wartungsplan übernommen:

  • Datenfelder: Hochgeladene Dateien

  • Zeitplan

  • Auftragsvorlage:

    • Hochgeladene Dateien in der Beschreibung

    • Formulare

    • Aufgaben

    • Notizen

    • Unteraufträge

    • Hauptauftrag

Kopieren von Wartungsplänen

Möchtest du Wartungspläne mit ähnlichen Inhalten erstellen, kannst du existierende Wartungspläne kopieren. Dies ist möglich mit Klick auf das Drei-Punkte-Menü in der Wartungsplanübersicht und auf der Wartungsplandetailansicht.

Folgende Inhalte werden vom originalen in den neuen Wartungsplan kopiert:

Datenfelder

  • Betreff (mit dem Vorsatz "Kopie von")

  • Beschreibung

Zeitplan

  • Startdatum

  • Wiederholungsintervall

  • Erstellungsperiode im Voraus

  • Ein optional gesetztes Enddatum

Verknüpfungen

  • Anlage(n) inkl. Auftragsaufteilung (Einstellung "Separate Aufträge erstellen", sofern mehrere Anlagen verknüpft sind)

  • Organisation, Kontakt(e) und Adresse

Auftragsvorlage

  • Planung

  • Status

  • Typ

  • Priorität

  • Verantwortliche Gruppe & Person

  • Geschätzte Arbeitszeit

  • Befüllung individueller Datenfelder

  • Betreff

  • Beschreibung

  • Checklisteneinträge

Folgende Inhalte werden nicht vom originalen in den neuen Wartungsplan kopiert:

  • Datenfelder: Hochgeladene Dateien

  • Auftragsvorlage: Hochgeladene Dateien in der Beschreibung

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