Verfügbarkeit
Pakete: Essential, Premium, Enterprise
Nutzerrollen: Admin
Mit dem Feature "Datenimport" kannst du Stammdaten wie Anlagen, Anlagentypen, Kontakte, Organisationen und Ersatzteile direkt in das System hochladen - ganz ohne Unterstützung durch unser Team. Diese Anleitung führt dich Schritt für Schritt durch den Vorgang.
Voraussetzungen
Bevor du beginnst, stelle sicher, dass die folgenden Bedingungen erfüllt sind:
Du verfügst über die Berechtigung „Datenimporte verwalten“ (standardmäßig aktiv für die Nutzerrolle "Admin").
Deine Importdatei liegt im CSV-, XLS(X)-, JSON- oder XML-Format vor und ist nicht größer als 50 MB.
Du hast die passende Vorlage für dein Datenmodell verwendet (empfohlen – mehr dazu weiter unten).
Schritt-für-Schritt-Anleitung
Schritt 1: Datenimport öffnen
Navigiere im Hauptmenü auf der linken Seite zu „Einstellungen“ (Zahnradsymbol) > „Daten“ > „Datenimport“.
Hier findest du eine Übersicht über alle bisherigen Importe sowie eine Schaltfläche „+“, um einen neuen Import zu starten.
Schritt 2: Neuen Import erstellen
Klicke auf die Schaltfläche „+“ in der rechten oberen Ecke. Es öffnet sich ein Dialogfeld, in dem du die folgenden Informationen eingibst:
Datentyp: Wähle den Typ der Daten aus, die du importieren möchtest (z. B. Anlagen, Kontakte, Organisationen usw.).
Titel: Gib deinem Import einen aussagekräftigen Namen, z. B. 2026-03-09_Anlagen-Initialer-Import. So lässt er sich später leicht wiederfinden.
Beschreibung (optional): Füge eine kurze Notiz hinzu, um den Kontext für diesen Import zu erläutern. Wenn dieses Feld leer bleibt, wird standardmäßig der Name der verwendeten Datei in die Beschreibung übernommen.
💡 Hinweis: Damit alle Verknüpfungen zwischen den Objekten hergestellt werden können (z. B. das Ersatzteil zur Anlage) empfehlen wir folgende Reihenfolge: Organisation > Kontakt > Ersatzteil > (optional) Anlagentyp > Nutzer > Anlage > Ersatzteil Inventar.
Schritt 3: Importoptionen konfigurieren
Je nach ausgewähltem Datentyp stehen folgende Optionen unter "Erweiterte Optionen" zur Verfügung:
Option | Beschreibung |
Vorhandene Einträge nach Möglichkeit aktualisieren | Wenn ein Datensatz (z. B. Anlage, Organisation) bereits vorhanden ist, wird er mit den neuen Werten überschrieben. |
Automatisch fehlende Anlagentypen erstellen | Wenn ein referenzierter Anlagentyp noch nicht existiert, wird er automatisch angelegt. |
Hinweis: Um einen Feldwert zu löschen, gib in der entsprechenden Spalte null ein (wird nur für kompatible Felder unterstützt).
Schritt 4: Datei hochladen und Spalten zuordnen
Lade deine Datei hoch. Daraufhin öffnet sich die Import-Oberfläche, in der du deine Spalten den entsprechenden Feldern im System zuordnen kannst.
Du kannst eine eigene Datei nutzen, oder eine unserer Excel- oder CSV-Vorlagen. Du findest sie im rechten oberen Eck der Import-Oberfläche:
Tipps zur Spaltenzuordnung:
Verwende die Funktion „Suchen & Ersetzen“, um Datenfehler direkt in der Vorschau zu beheben (z. B. fehlende führende Nullen hinzufügen).
Du kannst einzelne Spalten filtern und Werte mithilfe der Drag-Down-Funktion korrigieren.
Achtung: Wenn du eine Spalte erneut auswählst, die bereits zugeordnet wurde, wird die vorherige Zuordnung ohne Vorwarnung zurückgesetzt.
Schritt 5: Starte den Import und überprüfe die Ergebnisse
Bestätige den Import. Du wirst zur Übersichtsseite weitergeleitet, auf der du den Status deines Imports in Echtzeit verfolgen kannst:
Status | Bedeutung |
🔵 In Warteschlange | Import wurde akzeptiert und wartet auf Bearbeitung. |
🔴 Fehler vor Validierung | Import konnte nicht zur Validierung in Warteschlange gestellt werden; es wurden keine Zeilen verarbeitet. |
🔵 Validierung | Zeilen werden derzeit überprüft (Formatierungsregeln und Mandantensuche). |
🟢 Validiert | Validierung abgeschlossen; alle Zeilen haben Prüfung bestanden. |
🟠 Validiert mit Fehlern | Validierung abgeschlossen; mindestens eine Zeile enthält Fehler und wird beim Schreiben übersprungen. Eine CSV-Datei mit den fehlerhaften Zeilen und den entsprechenden Fehlerdetails steht zum Download bereit. |
🔴 Validierung fehlgeschlagen | Validierung konnte aufgrund eines unerwarteten Fehlers nicht abgeschlossen werden. |
🔵 Schreiben | Die validierten Zeilen werden in das System importiert. |
🟢 Durchgeführt | Alle Zeilen wurden erfolgreich importiert. |
🟠 Mit Fehlern abgeschlossen | Schreiben abgeschlossen; einige Zeilen konnten nicht geschrieben werden. Eine CSV-Datei mit den fehlgeschlagenen Zeilen und den entsprechenden Fehlerdetails steht zum Download bereit. |
🔴 Gescheitert | Schreiben konnte aufgrund eines unerwarteten Fehlers nicht abgeschlossen werden. |
Hinweis: Sobald der Import abgeschlossen ist, erhältst du eine Benachrichtigung in der App.
Schritt 6: Fehlerdateien herunterladen (falls erforderlich)
Falls Fehler aufgetreten sind, kannst du die folgenden Dateien über das Drei-Punkte-Menü (⋮) in der Importübersicht herunterladen:
Originaldatei – deine ursprünglich hochgeladene Datei.
Validierungsfehler – Zeilen, die bei der Datenprüfung abgelehnt wurden, einschließlich Fehlerbeschreibungen.
Schreibfehler – Zeilen, die gültig waren, aber beim Speichern fehlgeschlagen sind.
Korrigiere die betroffenen Zeilen und starte einen neuen Import nur mit diesen Datensätzen.
Dateianforderungen
Allgemeine Anforderungen
Format: CSV (kommagetrennte Werte), XLS(X), JSON, XML
Maximale Dateigröße: 50 MB
Zeichenkodierung: UTF-8 (empfohlen)
Kopfzeile: Die erste Zeile muss die Spaltennamen enthalten.
Unterstützte Datenmodelle und (erforderliche) Felder
Anlagen
Spaltenname | Erforderlich | Eindeutig | Hinweise |
Anlagen-ID | ✅ Ja | ✅ Ja | Eindeutige ID der Anlage |
Anlagentyp | ✅ Ja | Nein | Name des Anlagentyps |
Name | Nein | Nein | Name der Anlage; wenn leer gelassen, wird der Anlagentyp eingetragen |
Status | Nein | Nein | Status der Anlage; mögliche Werte: Neu, In Betrieb; wenn leer gelassen, wird der Status „In Betrieb" eingetragen |
Kritikalität | Nein | Nein | Kritikalität der Anlage; mögliche Werte: 1 - Nicht kritisch, 2 - Wichtig, 3 - Kernprozess, 4 - Sicherheit; wenn leer gelassen, wird die Kritikalität „1 - Nicht kritisch" eingetragen |
Installationsdatum | Nein | Nein | Installationsdatum der Anlage; muss im ISO-Format angegeben werden, z. B. |
Hauptanlage | Nein | Nein | Anlagen-ID der Hauptanlage |
Verknüpfte Organisation(en) | Nein | Nein | Organisationsnummer der Organisation(en), die initial hinzugefügt oder alle bestehenden Organisationen ersetzen soll(en); Trennzeichen: | |
Organisation(en) hinzufügen | Nein | Nein | Organisationsnummer der Organisation(en), die den verknüpften Organisationen dieser Anlage hinzugefügt werden soll(en); Trennzeichen: | |
Organisation(en) entfernen | Nein | Nein | Organisationsnummer der Organisation(en), die aus den verknüpften Organisationen dieser Anlage entfernt werden soll(en). Wenn der angegebene Wert |
Kontakt(e) | Nein | Nein | E-Mail-Adresse der Kontaktperson(en), die initial hinzugefügt oder alle bestehenden Kontakte ersetzen sollen; Trennzeichen: | |
Kontakt(e) hinzufügen | Nein | Nein | E-Mail-Adresse der Kontaktperson(en), die den verknüpften Kontakten dieser Anlage hinzugefügt werden soll(en); Trennzeichen: | |
Kontakt(e) entfernen | Nein | Nein | E-Mail-Adresse der Kontaktperson(en), die aus den verknüpften Kontakten dieser Anlage entfernt werden soll(en). Wenn der angegebene Wert |
Verantwortliche Gruppe | Nein | Nein | Verantwortliche Gruppe für die Anlage. Nutzer werden benachrichtigt, wenn eine Meldung erstellt wird. |
Zugewiesene Person | Nein | Nein | Primäre interne Kontaktperson für die Anlage; E-Mail-Adresse des Nutzers |
QR-Code-ID | Nein | Nein | ID des der Anlage zugewiesenen QR-Codes |
Stadt | Nein | Nein | Stadt der Anlagen-Standortadresse |
Land | Nein | Nein | Land der Anlagen-Standortadresse |
Bundesland | Nein | Nein | Bundesland/Provinz der Anlagen-Standortadresse |
Postleitzahl | Nein | Nein | Postleitzahl der Anlagen-Standortadresse |
Straße | Nein | Nein | Straße der Anlagen-Standortadresse; kann auch die Hausnummer enthalten |
Hausnummer | Nein | Nein | Hausnummer der Anlagen-Standortadresse |
Adresszusatz | Nein | Nein | Adresszusatz der Anlagen-Standortadresse |
Breitengrad | Nein | Nein | Breitengrad des Anlagen-Standorts |
Längengrad | Nein | Nein | Längengrad des Anlagen-Standorts |
Nutzergruppen | Nein | Nein | Nutzergruppe(n), für die die Anlage sichtbar sein soll; die hier gelisteten Gruppen ersetzen alle bereits zugewiesenen Gruppen; Trennzeichen: | |
Kosten | Nein | Nein | Kosten der Anlage; Format: Währung mit maximal zwei Dezimalstellen; |
Anlagentypen
Hinweis: Anlagentypen können separat importiert werden, aber auch
Spaltenname | Erforderlich | Eindeutig | Hinweise |
Name | ✅ Ja | ✅ Ja | Eindeutiger Name des Anlagentyps |
Kategorie | Nein | Nein | Kategorie des Anlagentyps; mögliche Werte: Bereich, Gruppe, Anlage, Komponente, Lager; wenn leer gelassen, wird die Kategorie |
Hersteller | Nein | Nein | Organisationsnummer des Herstellers |
Kontakte
Spaltenname | Erforderlich | Eindeutig | Hinweise |
✅ Ja | ✅ Ja | Eindeutige E-Mail-Adresse des Kontakts; Format: | |
Vorname | ✅ Ja | Nein | Vorname des Kontakts |
Nachname | ✅ Ja | Nein | Nachname des Kontakts |
Organisationsnummer | ✅ Ja | Nein | Nummer der Organisation, zu der der Kontakt gehören soll |
Telefonnummer | Nein | Nein | Telefonnummer des Kontakts; Format: |
Alternative Telefonnummer | Nein | Nein | Alternative Telefonnummer des Kontakts; Format: |
Position | Nein | Nein | Berufsbezeichnung des Kontakts; freies Textfeld |
Referenz | Nein | ✅ Ja | Eindeutige externe Referenz des Kontakts; freies Textfeld |
Kommentar | Nein | Nein | Kommentar zur Beschreibung des Kontakts; freies Textfeld |
Sprache | Nein | Nein | Sprachcode der dem Kontakt zugewiesenen Sprache; mögliche Werte: de, en, fr, es, it |
Organisationen
Spaltenname | Erforderlich | Eindeutig | Hinweise |
Organisationsnummer | ✅ Ja | ✅ Ja | Eindeutige Nummer der Organisation; freies Textfeld |
Organisationsname | ✅ Ja | Nein | Name der Organisation; freies Textfeld |
Telefonnummer | Nein | Nein | Telefonnummer der Organisation; Format: |
Website | Nein | Nein | URL der Website der Organisation; keine Leerzeichen erlaubt |
E-Mail-Adresse | Nein | Nein | E-Mail-Adresse der Organisation; keine Leerzeichen erlaubt |
Organisations-Tag(s) | Nein | Nein | Benutzerdefinierte(r) Tag(s), der/die initial hinzugefügt oder alle bestehenden Tags der Organisation ersetzen soll(en); Trennzeichen: | |
Organisations-Tag(s) hinzufügen | Nein | Nein | Benutzerdefinierte(r) Tag(s), der/die den bestehenden Tags der Organisation hinzugefügt werden soll(en); Trennzeichen: | |
Organisations-Tag(s) entfernen | Nein | Nein | Benutzerdefinierte(r) Tag(s), der/die aus der Organisation entfernt werden soll(en); Trennzeichen: | |
Sprache | Nein | Nein | Sprachcode der der Organisation zugewiesenen Sprache; mögliche Werte: de, en, fr, es, it |
Lieferadresse: Stadt | Nein | Nein | Stadt der Lieferadresse der Organisation |
Lieferadresse: Land | Nein | Nein | Land der Lieferadresse der Organisation |
Lieferadresse: Bundesland | Nein | Nein | Bundesland/Provinz der Lieferadresse der Organisation |
Lieferadresse: Postleitzahl | Nein | Nein | Postleitzahl der Lieferadresse der Organisation |
Lieferadresse: Straße | Nein | Nein | Straße der Lieferadresse der Organisation; kann auch die Hausnummer enthalten |
Lieferadresse: Hausnummer | Nein | Nein | Hausnummer der Lieferadresse der Organisation |
Lieferadresse: Adresszusatz | Nein | Nein | Adresszusatz der Lieferadresse der Organisation |
Lieferadresse: Breitengrad | Nein | Nein | Breitengrad der Lieferadresse der Organisation |
Lieferadresse: Längengrad | Nein | Nein | Längengrad der Lieferadresse der Organisation |
Rechnungsadresse: Stadt | Nein | Nein | Stadt der Rechnungsadresse der Organisation |
Rechnungsadresse: Land | Nein | Nein | Land der Rechnungsadresse der Organisation |
Rechnungsadresse: Bundesland | Nein | Nein | Bundesland/Provinz der Rechnungsadresse der Organisation |
Rechnungsadresse: Postleitzahl | Nein | Nein | Postleitzahl der Rechnungsadresse der Organisation |
Rechnungsadresse: Straße | Nein | Nein | Straße der Rechnungsadresse der Organisation; kann auch die Hausnummer enthalten |
Rechnungsadresse: Hausnummer | Nein | Nein | Hausnummer der Rechnungsadresse der Organisation |
Rechnungsadresse: Adresszusatz | Nein | Nein | Adresszusatz der Rechnungsadresse der Organisation |
Rechnungsadresse: Breitengrad | Nein | Nein | Breitengrad der Rechnungsadresse der Organisation |
Rechnungsadresse: Längengrad | Nein | Nein | Längengrad der Rechnungsadresse der Organisation |
Ersatzteile
Die Spalten entsprechen den vorhandenen Feldern in der Ersatzteilverwaltung.
Spaltenname | Erforderlich | Eindeutig | Hinweise |
Name | ✅ Ja | Nein | Name des Ersatzteils; freies Textfeld |
Artikelnummer | ✅ Ja | ✅ Ja | Eindeutige Nummer des Ersatzteils; freies Textfeld |
Referenznummer | Nein | Nein | Externe Referenz des Ersatzteils; freies Textfeld |
Beschreibung | Nein | Nein | Beschreibung des Ersatzteils; freies Textfeld |
Im Portal anzeigen | Nein | Nein | Gibt an, ob das Ersatzteil im optionalen buchbaren Portal sichtbar ist; mögliche Werte: |
Verknüpfte Anlagen | Nein | Nein | ID der Anlage(n), die mit dem Ersatzteil verknüpft werden soll(en); Trennzeichen: | |
Verknüpfte Anlagentypen | Nein | Nein | Name des/der Anlagentypen, die mit dem Ersatzteil verknüpft werden soll(en); Trennzeichen: | |
Hersteller | Nein | Nein | Organisationsnummer des Herstellers |
Distributoren | Nein | Nein | Organisationsnummer des/der Distributor(en); Trennzeichen: | |
Link zum Nachbestellen | Nein | Nein | Format: URL oder E-Mail-Adresse mit vorangestelltem |
Preis | Nein | Nein | Kosten des Ersatzteils pro Einheit; Format: Währung mit maximal zwei Dezimalstellen; |
Mindestmenge | Nein | Nein | Mindestwert des Ersatzteilbestands; Mindestwert ist |
Ersatzteil-Inventar
Spaltenname | Erforderlich | Eindeutig | Hinweise |
Anlagen-ID | ✅ Ja | Nein | Anlagen-ID des Lagerorts |
Artikelnummer | ✅ Ja | Nein | Nummer des Ersatzteils |
Zielbestand | ✅ Ja | Nein | Wert des Zielbestands. Der Mindestwert ist |
Wichtig: Für Inventareinträge können bestehende Einträge nicht aktualisiert werden. Standardmäßig wird immer ein neuer Eintrag hinzugefügt.
Individuelle Datenfelder
Individuelle Datenfelder können ebenfalls importiert werden. Bitte Folgendes beachten:
Datumsfelder müssen im ISO-Format angegeben werden, z. B.
2026-03-09.Datums- und Uhrzeitfelder müssen als ISO-Datum mit Uhrzeit angegeben werden, z. B.
2026-03-09T14:30:00Z.Mehrfachauswahlfelder: Werte werden als kommagetrennte Liste übergeben.
Um ein Array-Feld vollständig zu leeren,
nullals Wert eintragen – nur für Felder mit „Ersetzen"-Verhalten unterstützt."
💡 Hinweis: Individuelle Datenfelder müssen bereits im System angelegt sein, bevor du den Import startest. Lies hier, wie du individuelle Datenfelder für Anlagen und Ersatzteile hinzufügst.
Häufige Fehlerquellen
Groß-/Kleinschreibung bei Referenzen: Achte auf die genaue Schreibweise –
Anlage1undanlage1werden als unterschiedliche Werte behandelt.Anlagen-Hierarchie innerhalb derselben Datei: Wenn du Anlagen mit übergeordneten Anlagen importierst, die sich ebenfalls in derselben Datei befinden, kann es zu Fehlern kommen. Importiere in diesem Fall die übergeordneten Anlagen zuerst in einem separaten Durchlauf.
Leere Dateien: Eine leere oder fehlerhafte Datei wird sofort abgelehnt. Stelle sicher, dass deine Datei mindestens eine Datenzeile enthält.
Adressinformationen werden als einzelnes Datenobjekt behandelt, d. h. alle Felder werden gleichzeitig aktualisiert. Es ist nicht möglich, nur ein einzelnes Feld innerhalb der Adressdaten zu aktualisieren (z. B. die Hausnummer).
Anlagen-Hierarchie: Wenn beim Import eine neue Anlage hinzugefügt und eine übergeordnete Anlage angegeben wird, muss der Import zweimal durchgeführt werden, damit die Hierarchie beim zweiten Durchlauf korrekt aufgebaut werden kann.
FAQ
Muss ich eine Vorlage verwenden?
Nein, eine Vorlage ist nicht erforderlich. Die Spalten können im Import-Interface auch manuell zugeordnet werden. Die Verwendung einer Vorlage erleichtert den Prozess jedoch erheblich, da die Spaltennamen bereits korrekt vorausgefüllt sind. Wir empfehlen, eine eigene Vorlage für wiederkehrende Importe zu erstellen und zu pflegen.
Kann ich bestehende Datensätze aktualisieren?
Ja. Aktiviere dazu die Option „Bestehende Datensätze aktualisieren" beim Einrichten des Imports. Das System erkennt bestehende Datensätze anhand des eindeutigen Bezeichners (z. B. Anlagen-ID bei Anlagen) und aktualisiert die entsprechenden Felder.
Was passiert, wenn nur einige meiner Zeilen Fehler enthalten?
Der Import wird dennoch für alle fehlerfreien Zeilen verarbeitet. Zeilen mit Fehlern werden übersprungen.
Kann ich Feldwerte leeren oder zurücksetzen?
Um ein Feld zu leeren, null als Wert in der entsprechenden Spalte eintragen – sofern das Feld dies unterstützt.
Kann ich ganze Datensätze über den Import löschen?
Nein, du kannst über den Import Datensätze hinzufügen oder aktualisieren, aber nicht löschen. Du kannst aber Inhalte einzelner Felder, die keine Pflichtfelder sind, über den Import leeren. Um ein Feld zu leeren, trage null als Wert in der entsprechenden Spalte ein.
Wie groß darf meine Datei sein?
Die maximale Dateigröße beträgt 50 MB. Bei sehr großen Datenmengen empfehlen wir, die Datei in kleinere Teile aufzuteilen und diese nacheinander zu importieren.
Wer wird benachrichtigt, wenn ein Import abgeschlossen ist?
Die Person, die den Import gestartet hat, erhält eine In-App-Benachrichtigung – unabhängig davon, ob der Import erfolgreich war, mit Fehlern abgeschlossen wurde oder fehlgeschlagen ist. E-Mail-Benachrichtigungen werden derzeit nicht versendet.
Wer hat Zugriff auf die Datenimport-Funktion?
Standardmäßig haben nur Administrator*innen die Berechtigung, Importe durchzuführen. Diese Berechtigung kann anderen Rollen nicht zugewiesen werden. Bei Bedarf wende dich bitte an deine*n Systemadministrator*in.
Was ist der Unterschied zwischen Validierungsfehlern und Schreibfehlern?
Die Daten durchlaufen beim Import zwei Phasen: zunächst die Validierung (werden die Daten korrekt erkannt und sind alle Pflichtfelder vorhanden?), dann das Schreiben (werden die Daten erfolgreich gespeichert?). Validierungsfehler treten auf, bevor Daten ins System geschrieben werden. Schreibfehler entstehen, wenn beim Speichern ein technisches oder inhaltliches Problem auftritt.
Kann ich denselben Import mehrmals ausführen?
Ja. Wenn die Option „Bestehende Datensätze aktualisieren" aktiviert ist, werden beim erneuten Ausführen eines Imports mit denselben Daten bestehende Einträge aktualisiert, ohne Duplikate zu erstellen. Ohne diese Option werden neue Einträge angelegt – was zu Duplikaten führen kann.
Die Verknüpfung von Objekten (z. B. Ersatzteil mit Anlage, oder Kontakt mit Organisation) hat nicht stattgefunden. Woran liegt das?
Damit z. B. ein Ersatzteil mit einer Anlage verknüpft werden kann, muss beim Upload der Anlage das Ersatzteil bereits im System vorhanden sein. Daher empfehlen wir folgende Reihenfolge für den Upload der Objekttypen: Organisation > Kontakt > Ersatzteil > (optional) Anlagentyp > Nutzer > Anlage > Ersatzteil Inventar.
Meine Anlagen sind nicht in einer Hierarchie verknüpft, obwohl ich die Spalte „Hauptanlage" ausgefüllt habe. Was habe ich falsch gemacht?
Dafür gibt es zwei mögliche Ursachen:
Die ID in der Spalte „Hauptanlage" stimmt nicht exakt mit der Anlagen-ID der übergeordneten Anlage überein (auf Leerzeichen am Anfang oder Ende achten!).
Wenn beim Import eine neue Anlage hinzugefügt und eine übergeordnete Anlage angegeben wird, muss der Import zweimal durchgeführt werden, damit die Hierarchie beim zweiten Durchlauf korrekt aufgebaut werden kann.