Automatisierte CSV-Importe sind eine kostenpflichtige Zusatzfunktionalität. Sollte diese für dein System noch nicht aktiviert sein, kannst du das Feature jederzeit dazu buchen. Wende dich hierfür gerne an support@remberg.de
Für die automatische, regelmäßige Stammdatenaktualisierung (auch Batch-Migration genannt) sind CSV-Dateien notwendig. Diese werden, so wie sie auf der SFTP-Umgebung abgelegt werden, direkt ins System importiert. Das heißt, die enthaltenen Daten müssen mit der Konfiguration des Systems übereinstimmen, damit diese korrekt übernommen und angezeigt werden. Sollte noch keine SFTP-Umgebung für dich eingerichtet worden sein, wende an deine persönliche Customer Success Kontaktperson.
Im Folgenden wird detailliert darauf eingegangen, welche Anforderungen die CSV-Dateien erfüllen müssen, wie diese aufzubauen sind und welche Anpassungen du vornehmen musst, falls du etwas an den Systemkonfigurationen veränderst.
Allgemeine Anforderungen
Je Datenobjekt muss eine separate CSV Datei bereitgestellt werden.
CSV Dateien enthalten das Delta zum letzten Datensatz zur Verfügung. Gesamtexporte werden nicht akzeptiert.
Die Dateien müssen UTF-8 codiert und entsprechend der RFC CSV Konventionen maskiert sein.
Das Trennzeichen ist ein Semikolon.
Die abgelegten Dateien werden nach folgendem Schema benannt:
Anlagen: “YYYY-MM-DD_hh-mm_Asset.csv”
Organisationen: “YYYY-MM-DD_hh-mm_Company.csv”
Kontakte: ”YYYY-MM-DD_hh-mm_Contact.csv”
Ersatzteile: “YYYY-MM-DD_hh-mm_Parts.csv”
Das Verzeichnis, um die Dateien auf der SFTP Umgebung abzulegen, lautet “/baseData/”
Hinweis: Sollte dieser Ordner auf dem Server noch nicht existieren, erstelle diesen einmalig.
Das Template enthält für jedes Datenobjekt ein entsprechendes Tabellenblatt.
Erste Zeile (weiß): Exakte Spaltenbezeichnung, wie sie in den CSV-Export zu übernehmen ist
Zweite Zeile (blau): Bezeichnung des korrespondierenden Feldes, wie es im remberg System angezeigt wird
Weitere Zeilen in grün: Hinweise & Anforderungen zu u.a. Pflichtfeldern und Datenformaten
Hinweise:
Alle farblich markierten Zeilen sind nicht in die finale CSV zu übernehmen.
Als Pflichtfeld markierte Spalten müssen in der CSV existieren und für jede Zeile einen Wert enthalten.
Nicht-Pflichtfelder müssen nicht in der CSV inkludiert werden, wenn diese nicht ausgefüllt bzw. aktualisiert werden sollen.
Das Löschen von Anlagen, Organisationen, Kontakten und Ersatzteilen ist über den Import nicht möglich.
Anlagen-CSV
Verknüpfung von Organisation(en) & Kontakt(en)
Es können mehrere Organisationen und Kontakte mit einer Anlage verknüpft werden.
Das CSV-Template beschreibt wie dies im Detail umgesetzt werden kann.
Folgendes ist dabei zu beachten:
relatedOrganization und relatedContact überschreiben bestehende Verknüpfungen. Dies ist zu beachten, wenn z.B. direkt in der Software Verknüpfungen vorgenommen wurden.
Sind in einer Zeile der Importdatei Werte in Spalte relatedOrganization bzw. relatedContact eingetragen, werden für diese Zeile die toAdd bzw. toRemove Spalten ignoriert. Es ist nicht möglich bei einer Anlage innerhalb eines Imports die verknüpften Organisationen bzw. Kontakte erst zu überschreiben und gleichzeitig welche hinzuzufügen bzw. zu entfernen.
Es können nur Kontakte von mit der Anlage verknüpften Organisationen ausgewählt werden.
Wird eine Organisationsverknüpfung von der Anlage entfernt, werden alle Kontakte, die zu dieser Organisation gehören, ebenfalls von der Anlage entfernt.
Individuelle Datenfelder
Details zu individuellen Anlagendatenfelder findest du in deinem remberg System unter Einstellungen > Features > Anlagen.
Nähere Informationen, wie du Datenfelder hinzufügst bzw. bearbeiten kannst, findest du hier.
Screenshot eines individuellen Datenfeldes in den Einstellungen
Spaltenbezeichnung
Füge je individuellem Datenfeld eine Spalte zur CSV-Datei hinzu. Die Spaltenbezeichnung folgt dabei der Benennung "customPropAPILabel".
Beispiel: Um das Feld "Baujahr" zu aktualisieren, füge der CSV-Datei eine Spalte mit Namen customPropbaujahr hinzu.
Wertformatierung
In der folgenden Tabelle findest du detaillierte Informationen zu Formatvorgaben der Feldtypen:
Feldtyp | Wertformatierung | Beschreibung |
Text |
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Textbereich |
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Checkbox |
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Link |
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Nummer |
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Auswahl |
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Anlagen-Auswahl |
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Organisations- Auswahl |
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Kontakt-Auswahl |
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Datum |
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Datum und Uhrzeit |
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Mögliche Import-Settings
Bitte teile deiner persönlichen Customer Success Ansprechperson mit, für welche untenstehenden Einstellungen du dich entscheidest, bzw. wenn sich nachträglich Änderungen ergeben. Denn diese Einstellungen werden vonseiten remberg vorgenommen.
Bestehende Anlagen aktualisieren
Ist diese Option aktiviert, werden Anlagen im System über den Import mit den in der CSV-Datei geführten Informationen aktualisiert. Die Anlagen-ID ist dabei der eindeutige Identifikator für Anlagen. Sollte sich daher die Anlagen-ID ändern, wird eine neue Anlage mit eben dieser Anlagen-ID erstellt.
Ist diese Option deaktiviert, werden lediglich neue Anlagen im System erstellt. Anlagen-IDs die bereits existieren, werden beim Import übersprungen und ignoriert.
Hinweis: Es ist nicht möglich nur existierende Anlagen zu aktualisieren und das Erstellen von neuen Anlagen zu unterbinden.Leere Zellen in CSV-Datei überschreiben Daten im System
Ist diese Option aktiviert, überschreiben leere Zellen in der CSV-Datei bestehende Daten im korrespondierenden Datenfeld im System.
Die Option wird auf alle Spalten des Importes angewandt.
Pflichtfelder können nicht mit einem leeren Wert überschrieben werden.Hinweis: z.B über die Nutzeroberfläche eingetragene Informationen, die im Quellsystem des Exports nicht existieren, können mit dieser Import-Einstellung gelöscht werden.
Anlagentypen erstellen
Anlagentypen werden neu angelegt, wenn diese noch nicht im System existieren.
Wenn mit dem Anlagen-Import keine Anlagentypen erstellt werden sollen, ist ein separater Anlagentypen-Import nötig.Hinweis: Selbst kleine Abweichungen in der Schreibweise (z.B. Leerzeichen statt Bindestrich) führen zur Erstellung eines neuen Anlagentypen.
Anlagentypen ändern
Der bereits im System verknüpfte Anlagentyp wird mit dem neuen, im Import angegebenen Typen ersetzt.
Anlagenstandort von verknüpfter Organisation übernehmen
Die Lieferadresse der verknüpften Organisation kann automatisch als Anlagenstandort übernommen werden.
Werden mehrere Organisationen über relatedOrganization zugewiesen, wird die Adresse der ersten Organisation übernommen.
Wird über relatedOrganizationToAdd eine weitere Organisation verknüpft, wird deren Adresse nicht übernommen, außer die Anlage hatte bislang keine verknüpfte Organisation.
Ist die Option nicht aktiv und beinhaltet der Export keine Adressinformationen, bleibt der Anlagenstandort leer.
Organisationen-CSV
Mögliche Import-Settings
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Bestehende Organisationen aktualisieren
Ist diese Option aktiviert, werden Organisationen im System über den Import mit den in der CSV-Datei geführten Informationen aktualisiert. Die Organisationsnummer ist dabei der eindeutige Identifikator für Organisationen. Sollte sich daher die Organisationsnummer ändern, wird eine neue Organisation mit eben dieser Organisationsnummer erstellt.
Ist diese Option deaktiviert, werden lediglich neue Organisationen im System erstellt. Organisationsnummern die bereits existieren werden beim Import übersprungen und ignoriert.
Hinweis: Es ist nicht möglich nur existierende Organisation zu aktualisieren und das Erstellen von neuen Organisationen zu unterbinden.
Leere Zellen in CSV-Datei überschreiben Daten im System
Ist diese Option aktiviert, überschreiben leere Zellen in der CSV-Datei bestehende Daten im korrespondierenden Datenfeld im System.
Die Option wird auf alle Spalten des Importes angewandt.
Pflichtfelder können nicht mit einem leeren Wert überschrieben werden.Hinweis: z.B über die Nutzeroberfläche eingetragene Informationen, die im Quellsystem des Exports nicht existieren, können mit dieser Import-Einstellung gelöscht werden.
Kontakte-CSV
Externe Kontakte werden im System angelegt und nicht automatisch zum Portal eingeladen. Selbiges gilt für interne Nutzer.
Mögliche Import-Settings
Bitte teile deiner persönlichen Customer Success Ansprechperson mit, für welche untenstehenden Einstellungen du dich entscheidest, bzw. wenn sich nachträglich Änderungen ergeben. Denn diese Einstellungen werden vonseiten remberg vorgenommen.
Bestehende Kontakte aktualisieren
Ist diese Option aktiviert, werden Kontakte im System über den Import mit den in der CSV-Datei geführten Informationen aktualisiert. Die E-Mail-Adresse ist dabei der eindeutige Identifikator für Kontakte. Sollte sich daher die E-Mail-Adresse ändern, wird ein neuer Kontakt mit eben dieser E-Mail-Adresse erstellt.
Ist diese Option deaktiviert, werden lediglich neue Kontakte im System erstellt. E-Mail-Adressen, die bereits existieren, werden beim Import übersprungen und ignoriert.
Hinweis:
a) Aktualisierung der Organisation ist nicht möglich. Ein Kontakt wird nicht "umgehängt". Um einen Kontakt bei einer anderen Organisation hinzuzufügen, muss dieser zunächst im System gelöscht werden, bevor er über den Import neu angelegt werden kann.
b) Es ist nicht möglich, nur existierende Kontakte zu aktualisieren und das Erstellen von neuen Kontakten zu unterbinden.
Leere Zellen in CSV überschreiben Daten im System
Ist diese Option aktiviert, überschreiben leere Zellen in der CSV bestehende Daten im korrespondierenden Datenfeld im System.
Die Option wird auf alle Spalten des Importes angewandt.
Pflichtfelder können nicht mit einem leeren Wert überschrieben werden.Hinweis: z.B über die Nutzeroberfläche eingetragene Informationen, die im Quellsystem des Exports nicht existieren, können mit dieser Import-Einstellung gelöscht werden.
Kontakt als internen Nutzer anlegen, wenn Kontakt keine Organisationsnummer enthält
Wenn ein Kontakt keine Organisationsnummer hat, kann der Import so eingestellt werden, dass dieser Kontakt automatisch als interner Nutzer angelegt wird.
Ersatzteile-CSV
Mögliche Import-Settings
Bitte teile deiner persönlichen Customer Success Ansprechperson mit, für welche untenstehenden Einstellungen du dich entscheidest, bzw. wenn sich nachträglich Änderungen ergeben. Denn diese Einstellungen werden vonseiten remberg vorgenommen.
Bestehende Ersatzteile aktualisieren
Ist diese Option aktiviert, werden Ersatzteile im System über den Import mit den in der CSV-Datei geführten Informationen aktualisiert. Die Ersatzteilnummer ist dabei der eindeutige Identifikator für Ersatzteile. Sollte sich daher die Ersatzteilnummer ändern, wird ein neues Ersatzteil mit eben dieser Ersatzteilnummer erstellt.
Ist diese Option deaktiviert, werden lediglich neue Ersatzteile im System erstellt. Ersatzteilnummern, die bereits existieren, werden beim Import übersprungen und ignoriert.
Hinweis: Es ist nicht möglich, nur existierende Ersatzteile zu aktualisieren und das Erstellen von neuen Ersatzteilen zu unterbinden.
Leere Zellen in CSV-Datei überschreiben Daten im System
Ist diese Option aktiviert, überschreiben leere Zellen in der CSV-Datei bestehende Daten im korrespondierenden Datenfeld im System.
Die Option wird auf alle Spalten des Importes angewandt.
Pflichtfelder können nicht mit einem leeren Wert überschrieben werden.Hinweis: z.B über die Nutzeroberfläche eingetragene Informationen, die im Quellsystem des Exports nicht existieren, können mit dieser Import-Einstellung gelöscht werden.
Häufig gestellte Fragen
Was muss ich tun, wenn im Quellsystem (z.B. ERP) eine neue Auswahloption für ein Dropdown hinzugefügt wurde und ich die Daten in remberg übertragen möchte?
Das korrespondierende Auswahlfeld in remberg muss um die neue Option ergänzt werden. Wie du Anlagendatenfelder bearbeiten kannst, erfährst du hier.
Die Anlagen-CSV muss als Wert das API-Label der neu hinzugefügten Option enthalten.
Was muss ich tun, wenn ich eine neues Anlagendatenfeld in remberg erstellt habe?
In der Anlagen-CSV muss eine neue Spalte mit Benennung (siehe oben) hinzugefügt werden. Werte in der Spalte müssen den Formatanforderungen des Feldtypen entsprechen (siehe oben).
Musst du uns informieren, wenn ein neues Feld oder ein neuer Auswahlwert hinzugefügt wurde, damit der Import weiterhin funktioniert?
Nein. Die CSV-Datei wird automatisch importiert und alle enthaltenen Daten werden übernommen wie angegeben. Wenn Daten nicht zur Konfiguration Ihres Systems zugeordnet werden können, werden diese “ignoriert”. Das Feld bleibt leer.
Warum muss die Anlagen-CSV bei Auswahlfeldern das API-Label der Option als Wert enthalten?
Um Mehrsprachigkeit und die Möglichkeit bieten zu können, Felder und Auswahlmöglichkeiten über die Zeit hinweg umzubenennen, ist es technischer Standard, Imports auf eine nicht veränderbare ID zu basieren. Diese nicht veränderbare ID ist das API-Label. Das ist wiederum auch die Erklärung, warum ein API-Label nicht nachträglich verändert werden kann.
Warum werden API-Label automatisch umgewandelt und beinhalten
z.B. “-” statt “ ”?
Namenseingaben werden automatisch auf Basis technisch-gängiger Praxis mit definierter Schreibweise (technische Bezeichnung: “Kebap-Case”) in API-Labels umgewandelt. Dies ist nötig um eine technisch-einheitliche Schreibweise zu gewährleisten und Datenbankstandards einzuhalten.
Kann ein Import rückgängig gemacht werden?
Dies ist nicht möglich. Eine Datenkorrektur erfolgt über einen weiteren Import (kein Löschen von Objekten!), manuell im System oder per API Schnittstelle.