Verfügbarkeit
Pakete: Enterprise
Nutzerrollen: Admin, Manager
Mit der Kostenerfassung erhältst du einen vollständigen Überblick über die tatsächlichen Kosten für die Durchführung von Arbeiten in der Instandhaltung. Erfasse automatisch Arbeits- und Ersatzteilkosten, füge externe Ausgaben hinzu und erfahre genau, was jeder Auftrag dein Unternehmen kostet.
Warum Kostenerfassung wichtig ist
Die Herausforderung
Ohne genaue Kostendaten fehlen dir wichtige Erkenntnisse:
Was kostet vorbeugende Wartung im Vergleich zu reaktiven Reparaturen wirklich?
Welche Anlagen sind am teuersten in der Wartung?
Halten wir uns an das Budget für Wartungsarbeiten?
Wie rechtfertigen wir Wartungsausgaben bei Audits?
Die Lösung
Die Kostenerfassung berechnet und zeigt automatisch Folgendes an:
Arbeitskosten: Zeiteneinträge multipliziert mit Stundensätzen
Ersatzteile-Kosten: Verwendete Ersatzteile multipliziert mit Stückpreisen
Sonstige Kosten: Externe Dienstleistungen, Reisekosten und sonstige Ausgaben
Gesamtkosten: Vollständige Kostenaufschlüsselung pro Auftrag und Anlage
Wichtigste Vorteile
Kein zusätzlicher Aufwand für Techniker*innen: Die Kosten werden automatisch aus den vorhandenen Zeiteneinträgen und dem Ersatzteileverbrauch berechnet.
Genaue historische Daten: Wenn du die Kostenerfassung aktivierst, werden alle historischen Arbeitsaufträge automatisch mit Kostendaten gefüllt.
Budgetplanung: Verschaffe dir einen Überblick über die Kosten pro Anlage seit Jahresbeginn und in den letzten 12 Monaten.
Bereit für das nächste Audit: Exportiere vollständige Kostenaufzeichnungen mit detaillierten Aufschlüsselungen.
Bessere Entscheidungsfindung: Vergleiche die Kosten für verschiedene Anlagen, Auftragstypen und Zeiträume.
Initiale Einrichtung (für Admins)
Schritt 1: Lege den Standard-Stundensatz fest
Navigiere im Hauptmenü links zu "Einstellungen" (Zahnrad-Symbol) > "Allgemein" > "Workspace" > "Betrieb".
Scrolle zum Feld „Standard-Stundensatz“.
Gib den Standardstundensatz deiner Organisation für Arbeiten der Instandhaltung ein.
Klicke auf „Speichern“ im rechten oberen Eck
💡 Dieser Standardstundensatz wird automatisch allen Nutzern zugewiesen, für die kein spezifischer Stundensatz konfiguriert ist.
Schritt 2: Konfiguriere die Stundensätze der Nutzer
Wähle im Hauptmenü links "Einstellungen" (Zahnrad-Symbole) > "Allgemein" > "Nutzer".
Klicke auf einen Nutzer, um dessen Details zu öffnen.
Navigiere in der sich rechts öffnenden Seitenleiste zur Registerkarte „Stundensätze“.
Konfiguriere die Sätze:
Fallback-Satz: Der Standardstundensatz des Nutzers (optional – verwendet den Standardwert des Systems, wenn nicht festgelegt).
Datumsbasierte Sätze: Füge Sätze hinzu, die zu bestimmten Daten in Kraft treten (z. B. für Gehaltserhöhungen oder saisonale Sätze).
Klicke auf „+“, um neue datumsbasierte Sätze zu erstellen.
Klicke auf „Speichern“.
💡 Mit datumsbasierten Sätzen kannst du Satzänderungen im Laufe der Zeit verfolgen. Bei der Berechnung der Kosten verwendet das System automatisch den Satz, der zum Zeitpunkt der Ausführung der Arbeit gültig war.
Schritt 3: Lege Ersatzteilpreise fest
Navigiere im Hauptmenü links zu „Ersatzteile“.
Klicke auf ein Ersatzteil, um die Details zu öffnen.
Wähle "Bearbeiten" links in der Rubrik "Datenfelder"
Befülle das Feld "Preis"
Klicke auf „Speichern“.
💡 Ersatzteilpreise werden erfasst, wenn Ersatzteile verwendet werden. Eine spätere Änderung eines Ersatzteilpreises hat keinen Einfluss auf bereits erfasste Kosten.
Schritt 4: Kostenstellen anlegen und zuweisen
Du kannst in den Einstellungen Kostenstellen anlegen und ihnen Anlagen zuweisen. Aufträge übernehmen automatisch die Kostenstelle der verknüpften Anlage – ohne zusätzlichen Aufwand für die Techniker*innen. Historische Aufträge werden rückwirkend mit Kostendaten gefüllt, wodurch sofort eine vollständige Kostenhistorie entsteht.
Um Kostenstellen anzulegen, befolge die folgenden Schritte:
Navigiere im Hauptmenü auf der linken Seite zu „Einstellungen“ (Zahnradsymbol) > „Allgemein“ > „Workspace“ > „Kostenstellen“
Füge deine Kostenstellen nacheinander hinzu, indem du auf die Schaltfläche „+“ in der rechten oberen Ecke klickst
Weise nun die Anlagen ihren jeweiligen Kostenstellen zu:
Navigiere im Hauptmenü auf der linken Seite zu „Anlagen“
Klicke auf eine Anlage, um die Details zu öffnen
Aktiviere den Bearbeitungsmodus, indem du auf das Stiftsymbol in der rechten oberen Ecke des Abschnitts „Datenfelder“ klickst
Fülle das Feld „Kostenstelle“ aus.
Speichere die Änderungen, indem du auf das Augensymbol in der rechten oberen Ecke des Abschnitts „Datenfelder“ klicken
Schritt 5: Konfiguriere die Berechtigungen (optional)
Standardmäßig können nur Nutzer mit der Nutzerrolle "Admin" oder "Manager" Kosten anzeigen und erstellen. Wenn du die Berechtigungen für bestimmte Nutzerrollen anpassen musst, wende dich bitte an den Kundensupport unter support@remberg.de.
Zu den verfügbaren Berechtigungen gehören:
Alle Kosten anzeigen: Alle Kosteneinträge im gesamten Unternehmen anzeigen.
Kosteneinträge erstellen und bearbeiten: Eigene Einträge unter „Sonstige Kosten“ hinzufügen und ändern.
Alle Kosteneinträge erstellen und bearbeiten: Alle Einträge unter „Sonstige Kosten“ hinzufügen und ändern, einschließlich der von anderen Nutzern erstellten Einträge.