Service: Getting Started Guide

Vielen Dank, dass du uns vertraust, dir zu helfen, deine Dinge besser zu verwalten. Dieser Guide dient als Hilfestellung zum Start und unterstützt dich bei der Einführung des remberg Systems.

Bevor wir beginnen, vergewissere dich, dass du in deinem System eingeloggt und bereit bist, loszulegen! Bitte beachte, dass du jeden der unten aufgeführten Punkte in beliebiger Reihenfolge ausführen kannst.

Solltest du noch Fragen haben, wende dich bitte an [email protected] oder stöbere hier in unserem Help Center.

Deine Stammdaten sind der Dreh- und Angelpunkt des remberg Systems und das Hinzufügen von Anlagen, Organisationen, Kontakten und Ersatzteilen bietet dir die Grundlage, um das System schnell zu deinem eigenen zu machen.

"Anlagen" sind alle Arten von Maschinen, Equipment oder Dingen, die du verwalten und an denen Arbeiten durchgeführt werden müssen.

Hinweis: Unser remberg KI Copilot 🪄 unterstützt die tägliche Arbeit deiner Techniker*innen und Servicemitarbeiter*innen! Stelle der Anlage eine Frage ("Was bedeutet Fehler A102?"), die mithilfe der KI beantwortet wird.

"Organisationen" können Kund*innen, Partner*innen, Vertriebsorganisationen uvm. sein, mit denen du in Kontakt stehst und denen Anlagen zugewiesen werden können.

"Kontakte" sind externe Personen, die externen Organisationen zugewiesen sind. Diese sind die Mitarbeitenden der Kund*innen, Partner*innen etc.

"Ersatzteile" sind Teile oder auch Zusatzleistungen wie z. B. ein Wartungsvertrag, die du mit Anlagen, Tickets oder Formularen verknüpfen kannst.

Hinweis: Ersatzteile kannst du auch im Portal für deine Kunden und Kundinnen verfügbar machen, sodass diese z. B. die korrekten Ersatzteile direkt bei dir nachbestellen können. Lies dazu mehr unter 10. Schritt: Portal.

Stammdaten können gesammelt per CSV-Import hochgeladen (dies übernimmt das remberg-Team gerne für dich) oder manuell im System erstellt werden.

Das folgende Video erklärt, wie du deine Stammdaten bestmöglich in unser Template übertragen kannst:

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Externe Kontakte sind Personen, die externen Organisationen zugewiesen sind. Diese sind die Mitarbeitenden der Kundinnen, Partner etc. und können mit einer Vielzahl an remberg-Objekten (Anlagen, Tickets, Aufträge...) verknüpft werden.

Externe Kontakte können mittels des Stammdaten-Templates als CSV (siehe oben) gesammelt importiert oder manuell im System hinzugefügt werden:

Füge Kolleginnen und Mitarbeiter deiner Organisation als interne Nutzer unter "Einstellungen / Allgemein / Nutzer" hinzu, um mit ihnen zu kollaborieren, sie einzuplanen, zuzuweisen und zu verknüpfen. Du kannst interne Nutzer auch hinzufügen, ohne sie einzuladen, um sie lediglich im System verwalten zu können.

Interne Nutzer können mittels des Stammdaten-Templates als CSV (siehe oben) gesammelt importiert oder manuell im System hinzugefügt werden:

Um ein Setup des Systems zu ermöglichen, das auf die Nutzungsbedürfnisse deiner Mitarbeitenden zugeschnitten ist, kannst du in remberg Rollen (z. B. Instandhaltungsleitung, Betreiber*in, Service) erstellen lassen, um jedem Nutzer die jeweiligen Berechtigungen im System zu erteilen.

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Hinweis: Sende das Template an [email protected]. Wir erstellen die Nutzerrollen für dich mit den jeweiligen Berechtigungen.

Um einen besseren Überblick an verschiedenen Stellen des System über deine internen Nutzer zu erhalten, kannst du diese einfach in Nutzergruppen (z. B. Elektrik, Mechanik) zusammenfassen.

Hinweis: Teile uns über [email protected] mit, welche Gruppen du benötigst und wir erstellen diese gerne für dich.

Sobald dein System mit Daten befüllt ist, kannst du Tickets mit den Stammdaten (Anlagen, Organisationen...) verknüpfen und die Lebenslaufakte Ihrer Anlagen wachsen lassen.

Die Ticketverwaltung stellt die zentrale Anlaufstelle für alle Anfragen rund um die Anlagen dar und bietet die Möglichkeit, direkt in einem Ticket über interne Notizen mit Kolleginnen und Mitarbeitern zu kommunizieren oder über E-Mail mit externen Parteien.

Tickets können Störmeldungen, Kundenanfragen oder Ersatzteilbestellungen sein. Diese Meldungen können von internen Nutzern oder externen Kontakten erstellt werden. Sollen sie von externen Kontakten erstellt werden können, benötigen diese einen Portal-Zugang, bzw. muss deine Service-E-Mail-Adresse an remberg angebunden werden.

Hinweis: Unser remberg KI Copilot 🪄 unterstützt die tägliche Arbeit deiner Mitarbeiter*innen! Lass dir Antwortvorschläge erstellen, Texte übersetzen und verfeinern sowie lange Tickets zusammenfassen.

Das folgende Video gibt dir eine Einführung in die allgemeine Funktionsweise und zeigt, wie du Tickets erstellen kannst. Probiere es selbst aus!

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QR-Codes bieten einen Schnellzugriff auf die Lebenslaufakte der Anlage und können direkt auf der Anlage angebracht werden.

Sei es, dass ein Instandhalter eine Störmeldung eröffnen, eine Technikerin bei einer Wartung auf den Schaltplan zugreifen muss, oder der Endkunde über das Portal direkt an der Anlage ein Ticket erstellen möchte - mit einem Scan öffnet sich genau die richtige Anlage.

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Aus Tickets entstehen häufig Aufträge wie Reparaturen oder Wartungen - erstelle diese und verplane sie anschließend in der übersichtlichen Planungsansicht.

Aufträge können mit anderen Stammdaten (Tickets, Anlagen, Organisationen...) verknüpft werden, um den bestmöglichen Überblick im System zu gewährleisten.

Profitiere außerdem von der automatischen Erstellung wiederkehrender Aufträge (z. B. Wartungen) mithilfe von Wartungsplänen.

Hinweis: Du kannst die Auftragsverwaltung auch unabhängig von der Ticketverwaltung verwenden.

Die folgenden Videos geben dir eine kurze Einführung:

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Das Protokollieren von Aufträgen oder unabhängige Ausfüllen von Formularen wie Checklisten, Serviceberichten oder Wartungsprotokollen war noch nie so einfach.

Erstelle ein neues Formular aus einer der verfügbaren Vorlagen.

Das folgende Video gibt dir eine kurze Einführung:

Hinweis: Formularvorlagen können durch das remberg-Team individuell erstellt und angepasst werden. Automatisierungen, wie das Vorausfüllen von Informationen aus Anlagen- oder Auftragsdatenfeldern kann je Vorlage individuell konfiguriert werden.

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Lade wichtige Dateien und Dokumente ins System hoch und verknüpfe diese mit Anlagentypen und Anlagen, um später direkt in der Anlagendetailansicht die für die jeweilige Anlage relevanten Dateien angezeigt zu bekommen.

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Hast du dich schon gefragt, wie du Formulare ohne Internetzugang ausfüllen sollst? Genau dafür haben wir die für den Field Service optimierte mobile remberg App inklusive Offline-Modus mit vollem Zugriff auf alle Aufträge, Formulare und Aufgaben entwickelt.

Lade die App auf dein mobiles Endgerät und probiere es aus!

Links zur App für iOS & Android:

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Mit remberg hast du nicht nur eine transparente Lösung für deine Mitarbeitenden an der Hand, sondern auch für deine Kunden und Kundinnen. Teile Anlagendetails, Dateien und Ersatzteile mit dem Kreis deiner Kundschaft und profitiere von der raschen Erstellung von Tickets direkt im System.

Anhand von QR-Codes können Nutzer des Portals noch schneller und absolut fehlerfrei auf die richtige Anlage im System zugreifen.

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