Einrichten der E-Mail-Integration & Senden im Namen der eigenen Domain

Binden Sie beliebig viele Support-E-Mail-Adressen ein, um in remberg automatisiert Anfragen zu eröffnen und auf diese zu antworten.

Bei Eingang einer neuen Anfrage via E-Mail erhält der/die Kund*in eine automatische Bestätigung des Anfrageneingangs (Hinweis: Diese automatische Nachricht kann auf Wunsch deaktiviert werden. Wenden Sie sich dafür bitte an Ihre remberg Ansprechperson). Nachrichten bzw. Antworten außerhalb der remberg Software werden automatisch der jeweiligen Anfrage zugeordnet. So stellen Sie sicher, dass Sie und Ihr Team jederzeit die gesamte Datengrundlage über alle Anfragen haben und alle Anfragen an einem Ort finden können.

Nachfolgend finden Sie eine Schritt-für-Schritt Anleitung für die Einrichtung der E-Mail-Integration:

Wenn nötig, erstellen Sie eine neue E-Mail Adresse mit Ihrer Domain (z.B. service@<domäne>.de), an die sich Ihre Kundschaft mit Service- und/oder Support-Anfragen wenden können.
Teilen Sie ihrer remberg Ansprechperson die Domain(s) der E-Mail-Adressen mit, für die Sie eine Weiterleitung einrichten möchten. Z. B.: @firma.de
Ihre remberg Ansprechperson sendet Ihnen eine E-Mail mit den folgenden Informationen:
1. 3 CNAME-Einträge
2. MX-Eintrag
3. SPF-Eintrag
Lassen Sie die folgenden DNS-Einträge durch Ihre IT-Abteilung bzw. Ihre/n E-Mail-Administrator*in vornehmen.
Die Einrichtung von DNS-Einträgen variiert je nach Domain Name Registrar. Unter den folgenden Links finden Sie entsprechende Anweisungen für gängige Anbieter*innen: Microsoft 365, GoDaddy, Namecheap, 1&1, Network Solutions, Google Domains.
1. CNAME-Einträge
  1. Fügen Sie die CNAME-Einträge, ähnlich dem folgenden Format, zu den DNS-Einstellungen Ihrer Domäne hinzu.
2. MX-Eintrag
  1. Fügen Sie einen MX-Eintrag zu den DNS-Einstellungen Ihrer Domain hinzu.
  2. remberg stellt folgende Informationen für den MX-Eintrag:
    Type: MXT
    Name*: sender. company.de
    Value: feedback-smtp.eu-west-1.amazonses.com
    Priority: 10
    Hinweis: Wir empfehlen die Priorität 10, Sie können jedoch auch in Abhängigkeit von anderen MX-Einträgen eine andere Priorität verwenden.
    
    *Sollte die Sub-Domain “sender” bereits anderweitig in Verwendung stehen, melden Sie sich bitte bei Ihrer remberg Ansprechperson, um neue DNS-Eintragsinformationen zu erhalten.
3. SPF-Eintrag
  1. Fügen Sie einen TXT-Eintrag zu den DNS-Einstellungen Ihrer Domäne hinzu.
    Hinweis: Es können mehrere SPF-Einträge für unterschiedliche Subdomains erstellt werden.
  2. remberg stellt folgende Informationen für den SPF-Eintrag:
    
    Type: TXT
    Name*: sender. company.de
    Value: v=spf1 include:amazonses.com ~all
    Hinweis: Wir empfehlen ~all, weil es sich um den störungsfreisten Qualifizierer handelt, Sie können jedoch auch jeden beliebigen Qualifizierer verwenden.
    
    *Sollte die Sub-Domain “sender” bereits anderweitig in Verwendung stehen, melden Sie sich bitte bei Ihrer remberg Ansprechperson, um neue DNS-Eintragsinformationen zu erhalten.
Richten Sie nun auf Ihrem E-Mail-Server eine Weiterleitung der hinzugefügten E-Mail-Adressen auf die in remberg angegebene E-Mail-Adresse (system-domain@service.mail.remberg.de) ein.
Optional: Whitelisten Sie die E-Mail Domains @mail.remberg.de und @service.mail.remberg.de.
Öffnen Sie Ihr remberg System. Über „Einstellungen“ > „Features" > „Anfragen“ finden Sie die Support-Adressen-Einstellungen.
Teilen Sie alle weitergeleiteten Service- und Support-E-Mail-Adressen Ihrer/m remberg Ansprechpartner*in mit, damit diese für Sie in den Konfigurationseinstellungen hinterlegt werden können.
Hinweis: Zu jeder E-Mail kann ein Name definiert werden, der als E-Mail-Absendername verwendet wird. Bsp.: "Musterfirma Service ([email protected])"

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FAQs

Wie funktioniert das Antworten im Namen der weitergeleiteten Adresse?

Wenn Sie E-Mails von Ihrer/Ihren Support-Adresse(n) automatisch an remberg weiterleiten und diese im remberg System konfiguriert haben, werden Antworten standardmäßig im Namen der Weiterleitungsadresse versendet. Bei Anfragen, die im System erstellt werden, haben Sie zudem die Auswahl der gewünschten Sende-Adresse. Damit dies korrekt funktioniert, müssen Sie Ihre Domäne verifizieren, sodass E-Mail-Clients sicher sein können, dass die Nachrichten mit Ihrer Erlaubnis von uns gesendet wurden.

Um dies zu erreichen, verwenden wir eine Technologie namens DKIM (DomainKeys Identified Mail), um die Nachrichten, die wir in Ihrem Namen versenden, zu signieren. E-Mail-Clients können diese Signaturen anhand des DNS-Eintrags überprüfen, den Sie für Ihre Domain eingerichtet haben. Mehr über DKIM erfahren Sie hier.

Für den Fall, dass die ausgewählte (hinterlegte) Support-Adresse nicht verifiziert werden kann, erfolgt beim Versuch des Sendens eine Fehlermeldung und bittet Sie, eine andere Sende-Adresse zu wählen.

remberg verwendet AWS SES als E-Mail-Service-Provider. Kann mit den bereitgestellten DNS-Einträgen jede/r, der/die AWS SES nutzt, E-Mails in unserem Namen versenden?

Nein, durch die verwendete DKIM Technologie ist sichergestellt, dass Sie nur remberg autorisieren, E-Mails im Namen Ihrer Support-E-Mail-Adresse(n) versenden zu dürfen.

DomainKeys Identified Mail (DKIM) ist ein E-Mail-Sicherheitsstandard, der sicherstellen soll, dass eine E-Mail, die behauptet, von einer bestimmten Domain zu stammen, tatsächlich vom Eigentümer/von der Eigentümerin dieser Domain autorisiert wurde.

Für eine ordnungsgemäße Validierung werden individuelle Domain Keys erstellt, bestehend aus einem öffentlich einsehbaren Schlüssel, Ihren DNS CNAME Einträgen, und einem korrespondierenden privaten Schlüssel auf Seiten des sendenden SMTP Servers (remberg). Eine DKIM-Signatur wird zu allen E-Mails automatisch hinzugefügt.

MX- und TXT-Einträge werden für eine MAIL-FROM-Domäne, die eine Unterdomäne Ihrer verifizierten Domäne ist, erstellt. Diese Unterdomäne wird dabei weder zum Versenden von E-Mails noch zum Erhalten von E-Mails aktiv genutzt.

Brauchen wir MX- und TXT-Einträge?

MX- und TXT-Einträge sind für die Nutzung des Anfragenmanagements nicht zwingend notwendig, wir empfehlen diese jedoch aus folgenden Gründen nachdrücklich:

Durch die Einrichtung einer benutzerdefinierten MAIL-FROM-Domäne können Ihre E-Mails Domain-based Message Authentication, Reporting and Conformance (DMARC) entsprechen. Mit DMARC kann die Domäne eines Senders/einer Senderin angeben, dass von der Domäne gesendete E-Mails durch eines oder mehrere Authentifizierungssysteme geschützt sind.

Sender Policy Framework (SPF) ist ein E-Mail-Autorisierungsprotokoll auf Domänenebene, mit dem Sie festlegen können, welche IP-Adressen E-Mails so versenden dürfen, als ob sie von Ihrer Domäne stammten. Dies wird durch Hinzufügen eines DNS (Domain Name System) TXT-Eintrags erreicht.

Wenn ein E-Mail-Client eine Nachricht empfängt, führt er eine SPF-Prüfung der Absenderdomäne durch, um zu verifizieren, dass die E-Mail von dem- oder derjenigen stammt, der/die er/sie vorgibt zu sein. Wenn diese Prüfung fehlschlägt, oder es keinen DNS-Eintrag gibt, der besagt, dass remberg ein zugelassener Absender ist, könnten einige Empfänger*innen diese E-Mail als Spam oder Phishing-Versuch betrachten und sie als nicht vertrauenswürdig einstufen oder sie Ihren Kund*innen gar nicht anzeigen.

Durch das Setzen des TXT-Eintrags werden zusätzlich E-Mails, die mit "via amazonses.com" gekennzeichnet sind, in einigen E-Mail-Clients wie Gmail oder Outlook durch Ihre Domain ersetzt.

Durch das Setzen des MX-Eintrags stellen Sie sicher, dass Unzustellbarkeits- und Beschwerdebenachrichtigungen erhalten werden können, die die E-Mail-Anbieter*innen den Empfänger*innen senden.